Библиотекари хорошо знают: значительная часть рабочего дня уходит не на работу с посетителями, а на ведение документации. Журналы учёта, таблицы и постоянные подсчёты в конце месяца, квартала и года становятся привычной частью этой работы. В свободные от обслуживания посетителей и проведения мероприятий часы необходимо переносить записи в таблицы, считать посещения и книговыдачу, сверять показатели. Для подготовки общего отчёта по нашей библиотечной системе мы собирали сведения из филиалов, отделов и пунктов выдачи, перепроверяли их и складывали сотни чисел. Это был долгий и трудоёмкий процесс, в котором малейшая арифметическая ошибка могла испортить результат.
Именно желание решить эту проблему привело меня к созданию программы «Библиодневник». Чем глубже я изучал эту задачу, тем очевиднее становилась необходимость облегчить коллегам расчёты. Главная задумка состояла в том, чтобы доверить вычисления программе и освободить время для работы с посетителями. Решением должен был стать простой электронный инструмент, который соберёт библиотечные записи в одном месте. Работу над проектом я начал в 2017 году, после чего он прошёл этапы внедрения, проверки на практике и доработок.
В основе «Библиодневника» лежат основные разделы библиотечного учёта, согласованные со структурой отчётности 6-НК. Вместо бумажных таблиц сотрудник видит знакомые поля в электронном виде. Считать итоговые значения вручную больше не требуется.
В первом разделе собираются сведения о читателях и посещениях. Читатели распределяются по возрастным группам — дети, молодёжь, взрослые и пенсионеры; отдельно учитываются люди с ограниченными возможностями здоровья. Система показывает, как человек воспользовался услугами библиотеки: пришёл за книгой, посетил читальный зал, получил обслуживание на выезде или обратился онлайн. Во втором разделе отражается выдача документов: печатных книг и электронных изданий, а также предоставленные справки и консультации. Данные о занятиях и количестве их участников собираются в третьем разделе с разделением на бесплатные и платные. В последнем, четвёртом разделе учитывается массовая работа библиотеки, включая встречи, выставки и праздничные события. Здесь отмечают, где проводилось мероприятие, сколько человек его посетило, требовалась ли плата и было ли предусмотрено участие людей с ограниченными возможностями здоровья. Значимые события можно отдельно отметить и дополнить описанием, чтобы они не потерялись среди статистических строк.
Главное достоинство «Библиодневника» для меня — автоматические расчёты. Итоги за день, месяц, квартал и год формируются автоматически. Объединить показатели подразделений библиотечной системы в один отчёт теперь можно буквально одним действием. Это позволяет руководству видеть показатели каждого подразделения рядом и сравнивать их между собой. То, что прежде требовало долгих часов подсчётов, теперь выполняется за минуты. Отчётные данные экспортируются в привычный табличный формат, поэтому перепечатывать их не требуется. Автоматические вычисления помогают избежать ошибок ручного счёта и получить согласованные итоговые значения.
Для меня не менее важна надёжность «Библиодневника». Информация размещается в защищённом облачном хранилище, поэтому с ней можно работать с разных рабочих мест. Это позволяет библиотекарям из разных филиалов работать параллельно без риска перезаписать чужие результаты. Система поддерживает актуальность сведений по каждому филиалу и фиксирует, кто и когда вносил изменения. При необходимости такая история помогает восстановить последовательность действий. Каждый месяц система делает резервную копию, что помогает сохранить записи даже при проблемах с рабочим устройством. Для установки «Библиодневника» на стационарный компьютер либо ноутбук достаточно нескольких минут; обновления происходят автоматически, а сложного обучения не нужно. Библиотекари самых разных возрастов освоили «Библиодневник» без особых трудностей, и сейчас он прочно вошёл в повседневную деятельность системы.
Практика показала, что «Библиодневник» действительно приносит пользу. Времени на отчёты уходит в разы меньше, при этом показатели каждого филиала находятся под рукой. Руководству доступны сведения о работе всей системы, включая посещаемость и мероприятия. Главное изменение — сотрудники могут больше заниматься тем, ради чего существует библиотека: читателями, книгами и интересными событиями. «Библиодневник» не стоит на месте: пожелания сотрудников помогают определять направления дальнейших доработок. И мне кажется, это только начало большого пути. Надеюсь, мой опыт будет интересен коллегам; для более подробного знакомства оставляю эту ссылку.
Я горжусь тем, что моя работа помогает коллегам справляться с повседневными задачами проще и быстрее. Я убеждён: автоматизация должна не вытеснять человека, а помогать ему сосредоточиться на главном. А самое важное в библиотечной работе остаётся неизменным: общение, внимательное отношение к посетителям и любовь к чтению.
Сетевое издание Лучший Город / Best City (ЭЛ № ФС 77 - 79138), 18+
Выдан Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Учредитель — ООО «ВСС»
Главный редактор — Куранов Ю.Г.
Редакция: sales@best-city.ru, +7 (903) 798-68-89
